Op de interactieve avond spraken Joop Soree, mede-directeur van Paaspop Events BV en Stan van den Dobbelsteen van Het feestteam en van den Dobbelsteen BV over het organiseren van een succesvol evenement. Dit zijn de tips die zij gaven;
1. Gebruik het KPJ DNA
Je ruikt, proeft en voelt het vaak al wanneer je op een KPJ feest bent, zegt Stan. Gek doen met elkaar, maar op een verantwoorde manier. Ons kent ons, dit is volgens hem hetgeen waar de mensen voor komen. Mensen worden nieuwsgierig als er ineens een feesttent staat.
2. Zet een gevoel neer (ziel/verhaal)
Een ziel/verhaal is belangrijk, als voorbeeld hiervan noemt Joop de Zwarte Cross. Een plat programma werkt niet, alles moet kloppen. Dit zie je ook in het feit dat de reguliere horeca het zwaar heeft, terwijl de populariteit van festivals groeit. Onderscheidend vermogen is belangrijk. Zet een totale beleving neer. Hierbij is geen idee te gek, grappige en ludieke ideeën geven je evenement een gezicht. Denk hierbij aan Tante Rikie van de Zwarte Cross.
3. Maak van je artiest een wereldster
Je artiest is zo groot als je hem zelf maakt. Uiteindelijk draait het om de sfeer en de beleving. Zo staan grote artiesten, zoals Nick en Simon niet meer gegarandeerd voor veel publiek. Een regionale artiest ( bijvoorbeeld de zingende slager) kan een wereldster zijn als je hem zo brengt. Zo kregen de artiesten (Onder andere Zanger Rinus, Dries Roelvink, Jody Bernal) op Sensation Waailand een ludieke aankondiging, waarbij ze echt als topartiesten werden gepresenteerd. Dit is niet alleen leuk voor het publiek, maar hierdoor geven ook de artiesten een betere show.
Stan verteld dat hij ooit een beginnend artiest heeft geboekt en daarna alle cafés in de omgeving een cd van deze artiest heeft gegeven. Doordat hij veel gedraaid werd in de cafés was deze artiest ineens heel bekend in de omgeving.
4. Gebruik de kracht van je vrijwilligers
Waar bij veel organisaties iedere opbouwer en medewerker betaald moet worden, hebben KPJ’s veel vrijwilligers. Dit biedt vele mogelijkheden. Zo kun je veel doen aan de aankleding, zowel in de schuur of tent als buiten bij het terrein.
Maar zorg ook voor de veiligheid van je vrijwilligers. Zorg voor voldoende eten, drinken, een goede uitrusting en voldoende pauze. Bij problemen of bijvoorbeeld een ongeval ben je anders het haasje.
5. Rekenen je niet rijk
Bereken de kosten en verwachte inkomsten van te voren goed, maar reken je niet rijk. Het valt vaker tegen dan mee. Neem dit mee in je berekening en zorg voor een plan B mocht het mis gaan, zodat je ergens (financieel) op terug kunt vallen.
