Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. Alle organisaties in de EU, dus ook KPJ’s, moeten nadenken over en vastleggen welke persoonsgegevens van vrijwilligers en leden ze bewaren en hoe ze die beveiligen.

 

Hoe bereid je jouw KPJ afdeling hier op voor?

KPJ Brabant heeft afgelopen maand hardt gewerkt om de alle KPJ’s er op een goede manier klaar voor te maken. Zo is er een Privacy beleid opgesteld voor KPJ Brabant en de aangesloten afdelingen, hierin staan algemene zaken zoals het gebruik van het ledensysteem, Mailclimp en hoe we omgaan met eventuele datalekken.

 

Daarnaast hebben we een opzet gemaakt voor een Privacy statement, dit is deels een samenvatting van het Privacy beleid en de plek waar je naar je leden toe aangeeft hoe je omgaat met hun persoonsgegevens. Belangrijk is dat je deze opzet Privacy statement invult en aanvult aansluitend op de manier hoe jullie omgaan met persoonsgegevens binnen jullie afdeling. Het is raadzaam een bestuursvergadering te plannen om na te denken over hoe jullie omgaan met persoonsgegevens en vervolgens jullie Privacy statement te maken aan de hand van onze opzet.

 

Het is belangrijk dat jullie Privacy statement vanaf 25 mei toegankelijk is voor al jullie leden, bijvoorbeeld door het op je website te zetten. Nieuwe leden moeten hier bewust op worden gewezen en instemmen met jullie manier van werken. Denk hiervoor dus aan een extra aanvink optie in je aanmeld formulier.

 

Het Privacy statement  verwijst naar het Privacy beleid van KPJ Brabant, je hoeft dus geen eigen Privacy beleid op te stellen. Deze zal vanaf 24 mei op onze website staan en is nu te zien via het ledensysteem. We raden aan deze Privacy beleid niet op jullie eigen website te zetten, maar te verwijzen naar www.kpjbrabant.nl , aangezien er dan altijd verwezen wordt naar de meest actuele versie.

 

Alle bestanden die je nodig hebt op een rijtje:

 

– Privacy beleid KPJ Brabant

– Opzet Privacy statement

 

Aan de slag!

We zijn er van overtuigd dat we jullie op deze manier zo veel mogelijk ontlasten voor het klaar maken voor de nieuwe privacywet, maar je moet er de komende maand samen met je bestuur nog wel mee aan de slag.

 

Bij vragen of begeleiding kun je altijd terecht bij een van de bestuursleden en via info@KPJbrabant.nl